Cómo armar una demo guiada
- Escribir un guion de 5 a 8 situaciones reales, sacadas de los requisitos. Las más difíciles, no las más comunes. Ejemplo: "un cliente con deuda vencida quiere comprar en cuenta corriente: ¿qué pasa?".
- Mandar el guion al proveedor una semana antes, con datos de ejemplo de la empresa (artículos, clientes, precios reales).
- Pedir que lo resuelvan en vivo, en el sistema estándar, sin presentaciones. Si algo "se resuelve con una personalización", se anota: es costo y riesgo.
- Invitar a quienes van a usarlo: una persona de ventas, una de administración, una de depósito. Ellos ven cosas que el dueño no ve.
- Puntuar en el momento, cada uno por separado, con la misma planilla.
La matriz de evaluación con pesos
Los criterios y su peso se definen antes de ver las demos, para que el entusiasmo no cambie las reglas. Una base que funciona para la mayoría de las PyMEs:
| Criterio | Peso | Qué se evalúa |
|---|---|---|
| Funcionalidad | 30% | Cuántos requisitos importantes y deseables cubre, y qué tan bien resolvió el guion. |
| Costo total a 3 años | 20% | El número del capítulo 6, no la licencia. |
| Facilidad de uso | 15% | Opinión de los futuros usuarios en la demo. |
| Proveedor y soporte | 15% | Referencias, presencia local, tiempos de respuesta, solidez de la empresa. |
| Tecnología e integraciones | 10% | Nube, acceso móvil, integraciones necesarias, exportación de datos. |
| Riesgo de implementación | 10% | Cuánto hay que personalizar, plazos, experiencia en tu rubro. |
Cada evaluador pone un puntaje de 1 a 5 por criterio. El puntaje final es el promedio ponderado. La hoja 3-Evaluación de la plantilla lo calcula sola, y además marca automáticamente como "descartado" a cualquier proveedor que no cumpla un requisito imprescindible.
La matriz no decide solaSi dos opciones quedan a menos de 0,3 puntos de diferencia, son equivalentes: deciden las referencias y la confianza en la relación. Pero si el ganador de la matriz no es el que "gustó", vale la pena revisar con honestidad por qué. Muchas veces la matriz está viendo algo que la emoción no quiere ver.
Las referencias no se saltean
Antes de decidir, conviene hablar con dos clientes de cada finalista, idealmente que el proveedor no haya elegido a dedo. Las preguntas: ¿cuánto tardó realmente la implementación? ¿Cuánto costó realmente? ¿Cómo responde el soporte cuando hay un problema? ¿Lo volverían a elegir?
